Текущая бухгалтерская работа и стандартные отчеты
Текущая бухгалтерская работа заключается в сборе сведений о фактах хозяйственной деятельности и в регистрации этих фактов в информационной базе путем ввода документов, с использованием типовых операций и ввода операций вручную. "1С:Бухгалтерия 8" разнообразными способами облегчает текущую работу бухгалтеров. Ввод отдельных видов документов может быть поручен сотрудникам других подразделений предприятия.
Для просмотра результатов текущей бухгалтерской работы предназначены стандартные отчеты. По своей сути стандартные отчеты являются комплектом интерактивных документов - эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского учета в текущей работе. Использование стандартных отчетов позволяет оперативно чередовать ввод новых хозяйственных операций с просмотром бухгалтерских итогов - можно увидеть, как новая операция повлияла на данные бухгалтерского учета, скорректировать раннее введенную хозяйственную операцию. Благодаря этому создаются условия для быстрого обнаружения и исправления ошибки пользователя.
Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни предприятия
Способ регистрации фактов хозяйственной жизни с помощью документов является в конфигурации основным.
Обычно документ информационной базы позволяет распечатать свой бумажный аналог, который может участвовать в бумажном документообороте организации.
При использовании всех способов регистрации хозяйственных фактов формируются бухгалтерские проводки, которые доступны для просмотра через журнал проводок. Происхождение каждой проводки в журнале узнать довольно просто: двойным щелчком мыши по записи проводки можно открыть форму документа или операции, породившей данную проводку.
В принципе, бухгалтер может работать с данными бухгалтерского учета, используя журнал проводок, корректируя те или иные проводки путем вызова форм документов и операций. Однако, в активно работающем предприятии в течение любого отчетного периода будет записываться столь большое количество проводок, что подобный метод работы с бухгалтерскими данными станет окажется совершенно нерентабельным.
Стандартные отчеты
Удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета являются стандартные отчеты.
Конфигурация содержит следующие стандартные отчеты:
- оборотно-сальдовая ведомость,
- шахматная ведомость,
- оборотно-сальдовая ведомость по счету,
- обороты счета,
- карточка счета,
- анализ субконто,
- обороты между субконто,
- карточка субконто,
- сводные проводки,
- отчет по проводкам,
- главная книга,
- диаграмма.
В первую очередь стандартные отчеты предназначены для бухгалтеров предприятия. Отчеты представляют информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.
Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде.
Каждый отчет может быть настроен: пользователь можно указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей. Можно указать критерии отбора информации для формирования отчета, например, указать определенные счета, по которым должен формироваться отчет или, наоборот, указать счета, исключаемые из отчета.
Оборотно-сальдовая ведомость - это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.
Шахматная ведомость - это отчет общего характера, который содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, столбцы - кредитуемым счетам.
Размер шахматной ведомости может получиться столь большим, что она не поместится полностью на экране компьютера. При этом просматривать на экране компьютера ее придется только по отдельным фрагментам, перемещая их с помощью линеек прокрутки формы отчета.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету и анализ счета - это частные отчеты. Эти отчеты можно считать удобной выборкой информации, касающейся одного счета, из отчетов общего характера - оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости. Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счета отличаются друг от друга способом представления информации.
Карточка счета является стандартным отчетом с детализацией до проводок. Отчет рассчитывается для предварительно выбранного счета и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке в которой задействован выбранный счет. В конце строки показан остаток, который получился на счете после регистрации проводки в информационной базе.
Анализ субконто обобщает информацию, касающуюся выбранного субконто. Отчет показывает начальное и конечное сальдо, а также обороты за период по счетам, имеющим выбранный вид субконто или выбранное значение субконто.
Отчет Обороты между субконто выводит список всех оборотов между двумя выбранными субконто с указанной детализацией.
Карточка субконто предоставляет упорядоченную по датам выборку проводок, в которых был использован выбранный вид субконто или значение субконто. В конце каждой записи отображается конечное сальдо по субконто, полученное в результате записи данной проводки.
Отчет Сводные проводки отображает список сводных проводок за выбранный период времени. Настройки отчета позволяют задать детализацию до субконто, упорядочить список по счетам дебета или счетам кредита.
Отчет по проводкам отображает сведения из проводок, отобранных по заданным критериям. Например, для отбора можно указать как счет дебета или счет кредита, так и оба счета. Данный отчет можно считать универсальным и настраиваемым средством для выборочного просмотра журнала проводок.
Главная книга показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо, его обороты с другими счетами.
Диаграмма предназначена для отображения данных бухгалтерского учета в наглядном виде.
Механизм расшифровки
В текущей бухгалтерской работе удобно использовать механизм расшифровки. Механизм расшифровки запускается двойным щелчком мыши.
Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать оборотно-сальдовую ведомость - отчет общего характера. В данном отчете его может заинтересовать происхождение оборотов какого-либо счета. Для получения более детальной информации он может сформировать соответствующую карточку счета, дважды щелкнув мышью по нужной строке оборотно-сальдовой ведомости - в результате на экране компьютера откроется карточка счета поверх оборотно-сальдовой ведомости. Если теперь бухгалтера заинтересует происхождение конкретной проводки, то поверх уже выведенных отчетов он может вывести экранную форму документа, породившего проводку.
Для изменения данных бухгалтерского учета нужно исправлять первоисточники - документы и операции, порождающие проводки. После этого бухгалтер может переформировать стандартные отчеты.
